フォーラム会計処理ガイダンス(2023年3月1日)

1.会計年度と予算

  • 協会の会計年度は3月~翌年2月
  • 学術部会のフォーラム会計担当者(以下、フォーラム会計担当者)は、予算の消化状況を管理する。協会事務局(以下、事務局)からは四半期毎に実績を連絡する。
  • 年度途中で、予算を超えて使いたい場合は、事前に学術部会部会長の許可を得た上で、事務局へ支払い指示をする。

2.事務局への支払い指示手続き

  • 月1回の銀行振込みによる後払い。
  • 支払の指示は、フォーラム会計担当者が事務局フォーラム会計専任者に対して、イベント毎に以下の書類を送信(E-mail)して行う。ただし、業者からの請求書や、アルバイト勤務表は正本が必要なので郵送する。
    必要な書類
    (1)  イベント全体の支払額:振込指示書総括表(書式1)
    (2)  旅費と謝金:旅費・謝金支払内訳表(書式2) および口座振込指定書(書式3)
    (3)  臨時傭役費:アルバイト勤務表(書式4) 【正本郵送】
    (4)  会議費、印刷費など:業者の請求書 【正本郵送】
    先方の都合で前払いしか認められない場合には、事前に事務局へ相談する。
    (5)  その他:協賛するイベントに分担金を支払う場合は、主催者からの請求書または分担金を支払うことを決めた運営委員会議事録など。
  • 業者からの請求書は、「一般社団法人日本鉄鋼協会○○フォーラム」宛とし、銀行振込先を明記する。
  • 事務局フォーラム会計専任者は、フォーラム会計担当者からの振込指示と請求書を照合した上で、月1回支払手続きを行う。月末締めで翌月15日銀行振込。振込日が土、日、祝日の場合は、直後の銀行営業日。12月(年末)と2月(年度末)は、締切が早まるので注意。
  • 外国人への謝金等は、事前にフォーラム会計担当者へ振込む。ただし、当日事務局での現金手渡しも可能とする。急な支払いには対応できないので、確定金額を本人支払いの1週間前までに事務局へ連絡する。

3.現金の小払い

  • 希望するフォーラムには、5万円を限度として「通信費」として、フォーラム会計担当者からの現金小払い指示書(書式5)により、現金をフォーラム会計担当者の個人口座へ振り込む。
  • 名目は「通信費」とするが、請求書払いができない電話代、切手代、コピー代、宅急便代、文房具購入、少額のお茶代などにも利用できる。謝金、および謝金を伴う旅費は、源泉徴収が必要なため、利用不可。
  • これは、「仮払い」でなく、「渡しきり」とするので、領収書の提出や精算は原則として不要。
    但し、同じ年度に再び申請するときは、前回の精算(領収書必要)が必要。

4.フォーラム等で支払える経費

原則として運営費にのみ支払可能。具体的には、旅費、謝金、臨時傭役費、会議費、印刷費、等。

(1) 旅費
  • 交通費は、フォーラムの判断により、次のいずれかを適用する。
    1. ①時刻表または旅費計算ソフトで計算した金額。
      但し、航空賃は搭乗日の3日前まで予約可能な「JAL特便割引3」又は「ANA VALUE3」等の「割引運賃」での支給とする。ただし、必要があれば、「変更が可能な割引運賃」等での支給を可能とするが、その場合は、領収書を提出。
    2. ②受給者が実際に支払う実費(事務局へ領収書提出)(航空賃は上記参照)
      あるいは、
    3. ③交通費実費が2,000円を下まわる場合は、定額交通費として2,000円。ただし、謝金を伴う場合は、定額交通費は支給しない(謝金に含まれる取扱いのため。)
  • 謝金の有無にかかわらず、日当は支給しない。
  • 旅費(宿泊料含む)と謝金の両方を講師に支払う場合には、下記(2)謝金と同率の源泉所得税が「旅費」にもかかるので注意する。書式2で、「本人への支払額」の欄に金額を入力すると、税額が自動計算される。
  • 宿泊料は、10,000円を上限とする。10,000円未満の実費のときは領収書提出。
  • 資料1「フォーラム旅費要領」、資料2「旅費・謝金についての留意事項」を参照のこと。
(2) 謝金(図書カードも含む)
  • 講演謝礼は手取り30,000円を上限とする。目安を以下に示す。
    30分以内10,000円、40~60分未満20,000円、60分以上30,000円
  • 謝金には、①国内居住者は10.21%、②非居住者は20.42%の源泉所得税がかかる。
    但し、非居住者の場合、日本と租税条約を締結している国であり、「租税条約届出書」を支払日の前日までに税務署に提出すれば免除措置が受けられる。外国人講師への「租税条約届出書」記入依頼と回収は、各フォーラムにお願いし、回収された書類を事務局フォーラム会計専任者が税務署に提出する。
    計算方法の例
    講師謝礼(手取り)――――――30,000円
    支払額  30,000円÷0.8979=33,411円
    源泉税額――――――――――3,411円
    (総支払額の10.21%)
    非居住者は、0.7958で除す。
  • 書式2で、「本人への支払額」の欄に金額を入力すると、税額が自動計算される。
  • 源泉税納付に関わる以下の手続きは、事務局フォーラム会計専任者が行う。
    ①支払調書と税金納付書の作成、②納税、③講師への支払調書送付
    また、源泉所得税を含む謝礼の支払金額が、年間5万円(本部と合算)を超えた場合には、事務局より謝礼受領者へマイナンバーの提供を依頼する。
  • 謝金支払先が所属企業など法人の場合は源泉所得税の控除は不要。この場合企業からの派遣承諾書(書式7)をもらっておく。
  • 「資料作成費」「コピー代(単価の根拠がない場合)」「司会料」という名目であっても謝金として扱い、源泉徴収の対象となる。
  • 資料2「旅費・謝金についての留意事項」参照。
(3) 臨時傭役費
  • 1日あたりの支払い額が9,300円以上になると、源泉所得税がかかるので注意。
  • 各都道府県が定める最低賃金を下回らない時給とする。
  • 昼食休憩時間は、勤務時間から除外して支払い額を計算する。
  • フォーラムメンバーには支払えない。
(4) 会議費
  • 認められるのは、①会場使用料、②お茶代。
    但し、会議時間の設定上、やむを得ず会議中に食事をとる場合は、③お弁当代も可。
  • 講演大会中のお弁当代は、事務局よりまとめて業者へ支払うので、フォーラムからの振込指示書総括表は提出不要。

5.フォーラム等で支払えない経費

  • 旅 費:
    原則として講演大会中および講演大会と連続する日程で開催される会議等の旅費
  • 謝 金:
    1. フォーラムメンバーがフォーラムで発表した時の謝礼
    2. 講演大会討論会・予告セッションでの謝礼(依頼講演者を除く)
  • その他:
    懇親会費、食事代、会議・講習会参加費、パソコン等の固定資産、奨学寄付金等の研究費、見学先への手土産代

6.イベント収入等の事務局への入金手続き

  • イベント収入等を事務局の口座へ入金する場合は、予め、フォーラム会計担当者が事務局フォーラム会計専任者に対して振込連絡表(書式6)を送信した後、指定の口座へ振り込む。
  • 参加費収入の場合、参加者リストも提出。

7.連絡先

フォーラム会計専任者 井上紀子
TEL:03-3669-5932 E-mail. forum@isij.or.jp